L’idée générale est de privilégier le visuel sur le textuel.
1. Evaluer la pertinence de créer
une procédure : si
la norme ne l’exige pas il faut évaluer la pertinence de rédiger une procédure
à partir de la probabilité d’une erreur et des conséquences associées.
2. Etablir les points essentiels de
la procédure.
3. Bâtir le cheminement de la
procédure :
classer les étapes
par ordre chronologique
afin de créer
un cheminement qui
aboutit au résultat. Pour chaque
étape, préciser l’action et le service qui en a la responsabilité.
4. Identifier les étapes critiques
de la procédure ; étapes
nécessitant un choix et les différents cheminements.
5. Bâtir
le logigramme de la procédure : faire
apparaître rétroactions, moyens documentaires etc.
6. Rédiger le
projet de procédure : utiliser des phrases courtes pour
compléter le logigramme.
7. Vendre
le projet de procédure : le rédacteur doit convaincre de
l’utilité de sa procédure. Si tel n’est pas le cas, il faut rechercher les
raisons de sa non-acceptation et proposer des aménagements ou même réévaluer la
pertinence de la procédure.
8. Rédiger
la procédure.
9. Vérifier
la lisibilité de la procédure : il faut
vérifier que la terminologie et le style sont adaptés au public concerné.
10. Faire
approuver la procédure : l’approbation de la procédure
sera déléguée au chef de service ou au directeur. Approuvée, elle documente
l’activité ; refusée, elle permet d’avancer dans la compréhension des
pratiques et des contraintes, mais la recherche d’un aménagement doit être
menée.
Cette méthode
qui semble longue permet un dialogue constructif pendant sa réalisation, elle
facilite les audits (en décrivant complètement les activités couvertes) et les
modifications (causes et effets identifiables dans le logigramme).
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