Méthode de rédaction d'une procédure


L’idée générale est de privilégier le visuel sur le textuel.
1.   Evaluer la pertinence de créer une procédure : si la norme ne l’exige pas il faut évaluer la pertinence de rédiger une procédure à partir de la probabilité d’une erreur et des conséquences associées.
2.   Etablir les points essentiels de la procédure.
3.   Bâtir le cheminement de la procédure : classer  les  étapes  par  ordre  chronologique  afin  de  créer  un  cheminement  qui  aboutit  au résultat. Pour chaque étape, préciser l’action et le service qui en a la responsabilité.
4.   Identifier les étapes critiques de la procédure ; étapes nécessitant un choix et les différents cheminements.
5.   Bâtir le logigramme de la procédure : faire apparaître rétroactions, moyens documentaires etc.
6.   Rédiger le projet de procédure : utiliser des phrases courtes pour compléter le logigramme.
7.   Vendre le projet de procédure : le rédacteur doit convaincre de l’utilité de sa procédure. Si tel n’est pas le cas, il faut rechercher les raisons de sa non-acceptation et proposer des aménagements ou même réévaluer la pertinence de la procédure.
8.   Rédiger la procédure.
9.   Vérifier la lisibilité de la procédure : il faut vérifier que la terminologie et le style sont adaptés au public concerné.
10. Faire approuver la procédure : l’approbation de la procédure sera déléguée au chef de service ou au directeur. Approuvée, elle documente l’activité ; refusée, elle permet d’avancer dans la compréhension des pratiques et des contraintes, mais la recherche d’un aménagement doit être menée.
Cette méthode qui semble longue permet un dialogue constructif pendant sa réalisation, elle facilite les audits (en décrivant complètement les activités couvertes) et les modifications (causes et effets identifiables dans le logigramme).

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